În cazul în care se decide încetarea contractului individual de muncă, este important ca angajatorul să cunoască și ce trebuie să scrie în carnetul de muncă al salariatului. Astfel, la încetarea contractului individual de muncă încheiat cu salariatul, unitatea este obligată să-i elibereze acestuia carnetul de muncă în ziua eliberării, efectuând înscrierea corespunzătoare în modul stabilit. Astfel, potrivit pct. 59 din Regulamentul privind completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă, înscrierile cu privire la motivele încetării contractului individual de muncă se efectuează în carnetul de muncă în strictă conformitate cu prevederile legislaţiei în vigoare, indicându-se articolul, alineatul, punctul şi litera corespunzătoare din lege.
De exemplu: „Eliberat în legătură cu expirarea termenului contractului individual de muncă, conform art. 82 lit. f) din Codul muncii”.
Înscrierile cu privire la încetarea contractului individual de muncă se efectuează cu respectarea următoarelor reguli:
  • la capitolul V coloana 1 se indică numărul de ordine al înscrierii,
  • în coloana 2 – data eliberării,
  • în coloana 4 – motivul eliberării,
  • în coloana 5 se indică actul în baza căruia s-a efectuat înscrierea (ordinul (decizia, dispoziţia, hotărârea) angajatorului), numărul şi data emiterii acestuia, înscrierea fiind legalizată prin aplicarea ştampilei unităţii şi a semnăturii persoanei care a făcut-o.
Exemplu: Contractul individual de muncă încetează din motivul reducerii statelor sau a numărului de personal; 10 aprilie 2007 constituie ultima zi de muncă a salariatului. În carnetul de muncă înscrierea se va efectua după cum urmează: în coloana 1 a capitolului V se indică numărul de ordine; la coloana 2 – data concedierii (2007. 04. 10); în coloana 4 se scrie: „Concediat în legătură cu reducerea statelor de personal, conform art. 86 alin. (1) lit. c) din Codul muncii” sau „Concediat în legătură cu reducerea numărului de personal, conform art. 86 alin. (1) lit. c) din Codul muncii”; la coloana 5 se indică data şi numărul ordinului (deciziei, dispoziţiei, hotărârii) de concediere, aplicându-se ştampila unităţii şi semnătura persoanei care a făcut înscrierea. În practică, uneori apar situaţii când salariatul concediat nu se prezintă în vederea recepţionării carnetului de muncă. În aceste condiţii, angajatorului îi revine obligaţia de a înştiinţa în scris (înştiinţarea se va expedia, în acest caz, cu scrisoare recomandată prin poştă) salariatul concediat privitor la necesitatea recepţionării carnetului de muncă. Totodată, se cere subliniat faptul că expedierea carnetului de muncă prin poştă se permite numai în cazul în care unitatea are consimţământul în scris al salariatului sau reprezentantului său legal. În conformitate cu pct. 71 din Regulamentul privind completarea, păstrarea şi evidenţa carnetului de muncă, dacă eliberarea carnetului de muncă este reţinută din vina angajatorului, salariatului i se plăteşte salariul mediu pentru tot timpul absenţei forţate de la lucru, cauzate de imposibilitatea angajării la altă unitate după eliberarea din serviciu din motivul lipsei carnetului de muncă. Ghidul „Aplicarea Legislației Muncii” a fost elaborat cu sprijinul Agenției SUA pentru Dezvoltare Internațională (USAID) prin Programul „Comerț, Investiții și Reglementarea Activității de Întreprinzător” (BRITE). Ghidul are scopul de a ajuta companiile în aplicarea corectă a legislației și a fost pus la dispoziție de către Camera de Comerț Americană din Moldova.