La semnarea documentelor electronice în cadrul exercitării atribuţiilor de serviciu, funcţionarii persoanelor juridice de drept public aplică semnătura electronică, doar cu condiţia utilizării dispozitivelor de creare și/sau de verificare a semnăturii electronice şi a produsului asociat semnăturii electronice ce dispun de avizul de conformitate. Regulamentul privind modalitatea de aplicare a semnăturii electronice pe documentele electronice de către funcţionarii persoanelor juridice de drept public în cadrul circulaţiei electronice a acestora a fost publicat în Monitorul Oficial. Conform acestuia, aplicarea semnăturii electronice prevede:
  • crearea cheii publice şi a cheii private;
  • certificarea cheii publice la prestatorul de servicii de certificare;
  • semnarea documentului electronic prin aplicarea semnăturii electronice;
  • verificarea autenticităţii semnăturii electronice aplicate pe documentul electronic.
Cheia privată şi cheia publică utilizate la crearea semnăturii electronice avansate necalificate se creează de către subdiviziunea responsabilă, nemijlocit la sediul persoanei juridice de drept public sau de către personalul prestatorului de servicii de certificare la sediul acestuia, fără a se încălca confidenţialitatea cheii private. Regulamentul mai prevede că angajatul poartă răspundere personală pentru asigurarea confidenţialităţii cheii sale private şi pentru integritatea dispozitivelor utilizate. Totodată, la semnarea documentelor electronice în cadrul exercitării atribuţiilor de serviciu, angajatul persoanei juridice de drept public poartă răspundere identică cu cea stabilită pentru cazurile de semnare cu semnătura olografă a documentelor pe suport de hârtie. În caz de concediere a angajatului, cheia privată care aparţine acestuia se nimiceşte printr-o metodă ce nu admite posibilitatea restabilirii ei, iar certificatul cheii publice, corespunzător, se revocă. De asemenea, se interzice utilizarea cheii private în scopuri ce nu ţin de îndeplinirea atribuţiilor funcţionale. În cazul apariţiei unei împrejurări legate de compromiterea cheii private, titularul ei şi/sau subdiviziunea responsabilă au obligaţia să informeze imediat prestatorul de servicii de certificare despre compromiterea cheii private. Autorităţilor administraţiei publice centrale sunt obligate ca în termen de 3 luni să creeze condiţiile necesare pentru aplicarea semnăturii electronice. Același lucru le este recomandat și autorităților locale.