Instanța de judecată care va dori să ia legătura prin intermediul videoconferinței cu o altă judecătorie sau cu Consiliul Superior al Magistraturii (CSM) va trebui să înainteze o cerere în acest sens. Aceasta va conține inclusiv informații despre cine vor fi participanții și care va fi subiectul discuției. Prevederea se conține în Regulamentul privind utilizarea videoconferinței pentru organizarea și administrarea judecătorească, care a intrat recent în vigoare. Mai exact, cererea privind solicitarea de comunicare prin intermediul videoconferinței va trebui să includă:
  • denumirea instituției ce solicită comunicarea;
  • numele, prenumele, datele de contact (adresa de e-mail, telefon) ale persoanei care a înaintat demersul de comunicare și ale administratorului tehnic al solicitantului de comunicare;
  • numele, prenumele, datele de contact ale persoanelor care vor fi implicate în comunicare din partea instituției solicitante;
  • scopul comunicării, tematica orientativă, posibilele întrebări;
  • denumirea instituției/ instituțiilor pe adresa căreia/ cărora se înaintează cererea la comunicare;
  • subiecții ce urmează a fi conectați, indicând instituția, profilul persoanelor solicitate spre comunicare, numele persoanelor cu care se propune inițierea comunicării, datele de contact ale acestora;
  • data și ora solicitată a fi rezervată pentru activitatea de comunicare prin videoconferință, oferind totodată câte o alternativă suplimentară de disponibilitate;
  • rechizitoriu documentar, tehnic;
  • aspecte organizatorice.
Judecătoriile vor trebui să expedieze solicitarea, pe adresa instituției, înainte sau în ziua preconizată pentru realizarea comunicării. Odată recepționată, cererea va fi prezentată președintelui instituției, care în comun cu administratorul tehnic va verifica disponibilitățile și va decide acceptarea sau respingerea cererii. Răspunsul va fi dat în termen proxim, conform Regulamentului. Dacă cererea este acceptată, atunci instituția participantă va trebui să prezinte solicitantului informații despre persoanele implicate în discuție, inclusiv datele de contact ale acestora. În cazul în care cererea este, însă, refuzată, atunci instituția va trebui să expedieze un aviz în care să fie indicat motivele care au stat la baza deciziei și, după caz, propuneri sau sugestii. Regulamentul mai stipulează că în cazuri urgente realizarea activităților de comunicare prin videoconferință poate fi coordonată telefonic. În acest caz, inițiatorii activității de comunicare urmează să se asigure că reprezentanții instituțiilor invitate sunt disponibili pentru ora și data propusă și că sălile de videoconferință sunt disponibile.