Activitatea grupului de lucru, instituit pentru achiziția de bunuri, lucrări și servicii pentru necesităţile Uniunii Avocaților (UAM), se documentează prin întocmirea proceselor-verbale de inițiere a achiziției, de deschidere și evaluare a ofertelor, care se semnează de toți membrii grupului de lucru. Prevederea este stipulată în proiectul Regulamentului cu privire la achiziția de bunuri, lucrări și servicii pentru necesitățile. Documentul prevede că invitația de participare, lista operatorilor economici de profil, scrisorile de clarificare, anunțurile și darea de seamă se semnează de președintele grupului de lucru. Întocmirea proceselor-verbale, scrisorilor, registrului ofertelor depuse și a dosarului de achiziție, publicarea în termenii stabiliți a anunțurilor despre achiziții este de responsabilitatea secretarului grupului de lucru. Contractele de achiziție a bunurilor, lucrărilor și serviciilor se întocmesc de secretarul grupului de lucru, se vizează de membrii grupului de lucru și se semnează de Secretarul General. Proiectele contractelor a căror valoare depăşeşte suma de 50 mii de lei se prezintă Consiliului Uniunii Avocaților spre aprobare, însoțite de o dare de seamă privind desfășurarea achiziției. Consiliul trebuie să se expună asupra respectării procedurii și să aprobe contractul în termen de cel mult 15 zile calendaristice. Planul de achiziții, invitațiile de participare și anunțurile privind contractele de achiziție atribuite se publică pe pagina ”Achiziții” de pe www.uam.md. Secretarul General prezintă Consiliului Uniunii Avocaților un raport anual privind executarea planului de achiziții, contractele de achiziții încheiate și sumele efectiv executate, care se plasează pe site-ul Uniunii Avocaților. Dosarele de achiziție se arhivează trimestrial de către secretarul grupului de lucru pentru achiziții și se păstrează cinci ani de la data inițierii achiziției. Mai multe informații vedeți aici și aici.