Ședințele de judecată cu utilizarea teleconferinței în penitenciarele din țară se vor desfășura după regulile stabilite în Regulamentul propus de Ministerul Justiției pentru aprobare. Acesta vor avea loc doar în cazul în care vor fi întâlnite situațiile prevăzute de art. 469, art. 473¹ și 473² din Codul de procedură penală și numai dacă implică comunicarea prin intermediul aplicației de teleconferință.

Potrivit Regulamentului, înainte de desfășurarea ședinței de judecată, grefierul și angajatul din instituția penitenciară responsabili de organizarea ședinței de judecată, asistați de administratorii tehnici locali, vor verifica funcționalitatea aplicației de teleconferință, calitatea conexiunii, a imaginii și a sunetului transmis. 

Comunicarea prin teleconferință va fi supravegheată de către angajații subdiviziunii interne responsabile de siguranța și regimul penitenciar al instituției penitenciare. Documentul mai spune că vor fi salvate și stocate doar înregistrările audio a ședintelor desfășurate prin teleconferință. Înregistrările video nu vor fi păstrate.

Administratorii tehnici locali şi administratorul tehnic central sunt responsabili de asigurarea funcționalității aplicației de teleconferință pe întreaga durată de desfășurare a ședinței de judecată. În cazul apariției unor defecțiuni tehnice a echipamentului periferic, administratorul tehnic local informează președintele ședinței de judecată despre apariția acestora și modalitatea de remediere a defecțiunilor şi raportează problema tehnică, după caz, administratorului tehnic central. 

La finalizarea ședinței de judecată desfășurate prin intermediul aplicației de teleconferință, administratorul tehnic local din instituția penitenciară și instanța judecătorească informează participanții la proces despre finalizarea activității de comunicare prin intermediul aplicației de teleconferință și deconectează echipamentul tehnic. 

Documentul mai prevede că, camerele video se instalează astfel încât să acopere toate unghiurile lipsite de vizibilitate și se utilizează astfel încât să ofere judecătorului și participanților la proces o imagine precisă a tuturor evenimentelor care au loc în sala de teleconferințe a instituției penitenciare și respectiv în sala de ședințe a instanței judecătorești, prezentând în imaginea retransmisă tabloul integru al sălii în care se află deținutul și respectiv tabloul integru al sălii de ședință din cadrul instanței judecătorești. 

Sunetul și imaginile transmise prin intermediul aplicației de teleconferință trebuie să fie bine corelate și reproduse, fără nici un decalaj perceptibil. Aspectul exterior, expresiile faciale și gesturile persoanelor în cauză trebuie să fie percepute clar. 

Mai mult, unghiul și distanța de vizualizare trebuie să permită tuturor participanților să utilizeze același ecran în mod identic. Dimensiunea ecranului trebuie să fie suficient de mare, pentru a permite sub aspectul unghiului de vizualizare ca persoanele implicate să fie redate într-o dimensiune suficientă pentru a crea percepția unei ședințe de judecată cu prezența fizică a participanților. Microfoanele trebuie poziționate astfel încât toți participanţii să poată fi înțeleși clar, fără distorsiuni provocate de zgomotul de fond.