Judecătoriile Anenii-Noi, Căușeni, Hîncești și Drochia au fost atenționate de către Consiliul Superior al Magistraturii să respecte legislația. Asta după ce Agenția de Administrare a Instanțelor Judecătorești a efectuat audit în aceste judecătorii. Rapoartele finale de audit intern ale Agenției de Administrare a Instanțelor Judecătorești au fost prezentate Consiliului Superior al Magistraturii (CSM). Misiunea de audit, efectuată în judecătoriile Anenii Noi și Căușeni, a avut loc pentru a evalua implementarea și funcționarea sistemului de management financiar și control în cadrul instanțelor de judecată. Astfel, au fost formulate constatări, ce prezintă punctele slabe identificate în derularea procesului, care prejudiciază conformitatea acestuia. În acest sens au fost prezentate următoarele recomandări: 

• asigurarea de către manageri a identificării, înregistrării și evaluării, controlului, monitorizării şi raportării sistematice a riscurilor. Astfel, aceștia urmează să elaboreze un mecanism adecvat de management al riscurilor în cadrul instanței ce o conduc, prin desemnarea unui sau mai multor angajați (managerii operaționali), responsabili de acest domeniu;
• asigurarea de către manageri a întocmirii şi descrierii grafice şi/sau narative ale proceselor de bază, pentru a determina cel mai econom şi eficient mod de gestionare a riscurilor identificate şi de realizarea obiectivelor stabilite;
• asigurarea mecanismului de raportare sistematică cu privire la realizarea planurilor privind desfăşurarea activităţii entităţii şi atingerea obiectivelor;
• instituirea de către entitatea publică (instanţa de judecată) a unor sisteme eficiente de planificare a activităţii, cu elaborarea planurilor anuale de activitate ce includ obiective operaționale de bază şi complementare, conform legislaţiei în vigoare;
• actualizarea cadrului normativ intern în instanțele auditate, în concordanță cu cadrul normativ național în vigoare, și elaborarea organigramei potrivit statului de personal, schemei de încadrare şi Legii cu privire la organizarea judecătorească;
• implementarea în practică a metodologiei cu privire la elaborarea, coordonarea şi aprobarea fişei postului. Includerea în fișele de post ale managerilor operaționali a sarcinilor privind managementul performanțelor și al riscurilor. Prevederea detaliată a atribuțiilor de serviciu în contractele individuale de muncă încheiate cu personalul tehnic şi auxiliar;
• întocmirea de către manageri a tabelelor de evidență a funcțiilor delegate, în scopul facilitării evidenței și monitorizării împuternicirilor.
• stabilirea indicatorilor de performanță ce evaluează cantitativ şi calitativ realizarea obiectivelor;
• asigurarea implementării mecanismului de raportare privind realizarea obiectivelor stabilite în planul anual de activitate al entității publice;
• implementarea Regulamentului cu privire la evaluarea performanțelor profesionale ale funcționarului public, aprobat prin Hotărârea Guvernului nr. 201 din 11 martie 2009;
• asigurarea de către manager a evaluării nivelului de realizare a obiectivelor individuale de activitate şi nivelului de manifestare a abilităților profesionale ale funcționarilor publici;
• implementarea de politici și practici de resurse umane, ce promovează dezvoltarea continuă a capacităților personalului entității.

În același timp, misiunea de audit a fost efectuată și în judecătoriile Hîncești și Drochia. Aceasta a avut drept scop evaluarea implementării și funcționării sistemului de management financiar și control, sub aspectul efectuării lucrărilor automatizate și manuale de evidență și documentare procesuală în judecătorii. Astfel, în rezultatul testelor efectuate, interviurilor realizate cu funcționarii publici de conducere și execuție și persoanelor cu funcții de demnitate publică, au fost stabilite constatări, consecințe care s-au produs, sau care ar putea să apară în perioada imediat următoare. Și în cazul acestor instanțe au fost formulate recomandări. Mai exact:

• actualizarea sistematică a cadrului normativ intern şi ajustarea acestuia la cadrul normativ național cu privire la înregistrarea, examinarea, încheierea, ținerea evidenței şi controlul dosarelor electronice din PIGD. Implementarea procesului de raportare sistematică cu privire la realizarea planurilor şi atingerea indicatorilor de performanță ai instanței de judecată;
• identificarea, evaluarea, înregistrarea şi monitorizarea sistematică a riscurilor ce pot afecta realizarea obiectivelor şi performanțelor planificate, precum şi elaborarea măsurilor de diminuare a probabilității şi/sau impactului riscurilor, astfel încât să se obțină o asigurare rezonabilă a îndeplinirii obiectivelor entității publice;
• actualizarea sistematică a proceselor de descriere narativă şi/sau grafică privind introducerea acțiunilor şi documentelor în PIGD, precum şi utilizarea acestora de către funcționari pentru a identifica efectuarea corectă a lucrărilor automatizate de evidență şi documentare procesuală în instanță;
• monitorizarea, organizarea şi asigurarea utilizării opțiunii Documente din dosarul constituit în PIGD, operarea lucrărilor automatizate de evidentă şi documentare procesuală în scopul elaborării listei documentelor dosarului electronic;
• asigurarea şi monitorizarea implementării în cadrul instanței a mecanismului de întocmire şi salvare a citațiilor în regimul dosar din PIGD;
• asigurarea mecanismului de scanare şi plasare la opțiunea Documente în PIGD a actului scris, contrasemnat de cei prezenți în ședință, în cazurile punerii în aplicare a prevederilor art. 2041 din Codul de Procedură Civilă;
• modificarea nomenclatorului Rezultatul ședinței de judecată, astfel încât în cazul în care se bifează rezultatul Examinare, cu pronunțarea hotărârii, sistemul să deschidă în mod obligatoriu opțiunile ”Acţiune admisă” şi ”Acţiune respinsă”, una dintre care urmează a fi documentată de către grefier;
• punerea în aplicare a prevederilor Standardelor Naționale de Control Intern în Sectorul Public (SNCI 4). Managerii entității publice sunt responsabili pentru promovarea unei culturi adecvate de control în cadrul entității, pe care o conduc. Ei trebuie să demonstreze prin stilul de activitate propriu, că percep importanța dezvoltării unor sisteme eficiente de control intern. Plasarea proceselor-verbale al ședințelor de judecată ținute în dosarul electronic din PIGD;
• asigurarea de către managerii instituțiilor și managerii operaționali a mecanismului de control intern al exercitării acțiunilor, sarcinilor şi obiectivelor personale ale asistenților judiciari, de plasare a încheierilor în PIGD precum şi ale colaboratorilor secției evidență şi documentare procesuală, verificarea plenitudinii, corectitudinii informației introduse în PIGD, a corespunderii dosarului pe suport de hârtie cu dosarul electronic cu statut încheiat;
• asigurarea de către managerii instituțiilor și managerii operaționali a mecanismului de control intern în exercitarea acţiunilor, sarcinilor şi obiectivelor personale ale grefierului ședinței de judecată, care după judecarea cauzei şi pronunțarea de către instanța judiciară a sentinței, hotărârii, încheierii, e obligat să întocmească borderoul documentelor din dosar, punând sub el semnătura, indicând numele şi funcția deținută, iar specialiștii din cadrul Secției Evidență și Documentare Procesuală (SEDP), la recepționarea dosarului cu statut încheiat pe suport de hârtie, sunt obligați să verifice plenitudinea şi corectitudinea informației introduse în PIGD şi cele din dosarul pe suport de hârtie;
• monitorizarea şi raportarea procesului de atribuire dosarului a numărului electronic generat de Sistemul Informațional Judiciar (SIJ), în corespundere cu Instrucțiunea cu privire la activitatea de evidentă şi documentare procesuală în judecătorii şi Curțile de Apel, aprobată prin Hotărârea CSM nr. 142/4 din 04 februarie 2014.